Panduan Cara Kirim File Besar Lewat Email Paling Efektif

Email menjadi sebuah layanan yang begitu sering dimanfaatkan oleh masyarakat. Berkirim dokumen lewat email juga telah menjadi kebiasaan yang mendukung kelancaran aktivitas kerja. Hanya saja email memiliki batas maksimal kapasitas dokumen sehingga seringkali sulit mengirim file besar. Kali ini akan dibahas seperti apa cara kirim file besar lewat email paling efektif agar urusan pekerjaan jadi semakin lancar.

Aturan Pengiriman Email

Sebelumnya, mari kenali dulu aturan pengiriman email yang berlaku saat ini. Pengguna email bisa bebas menggunakan email untuk mengirimkan berbagai jenis file. Hanya saja kapasitas file yang bisa dikirim memang dibatasi. Pengguna hanya bisa mengirim email dengan kapasitas maksimal 25 MB. Tentunya kapasitas maksimal ini seringkali menimbulkan kendala bagi sebagian besar orang.

Ukuran file yang dikirimkan lewat email memang biasanya terbilang kecil. Kecuali pada kondisi tertentu dimana pengguna memang harus mengirimkan file dengan ukuran yang besar. Biasanya pengguna akan melakukan compress pada file yang akan dikirim. Langkah compress ini akan membantu memperkecil ukuran file sehingga bisa dikirim lewat email.

Namun ada juga kondisi tertentu dimana ukuran file tidak memungkingkan untuk diperkecil lagi. Bahkan meskipun telah melalui proses compress tetap saja ukuran file masih terlalu besar melebihi kapasitas pengiriman melalui email. Lalu, solusi apa yang bisa diambil apabila hal ini terjadi? Seperti apa cara kirim file besar lewat email tersebut?

Dibutuhkan solusi yang tepat agar file besar tetap bisa dikirimkan. Apalagi untuk orang-orang yang pekerjaannya memang berhubungan dengan file-file berukuran besar. Contohnya saja seperti content creator yang membuat konten dalam bentuk gambar dan video. Jadi harus ada solusi lain yang bisa diambil agar file berukuran besar dapat dikirimkan.

Gunakan Fitur Google Drive

Agar bisa berkirim file dengan ukuran yang besar, maka bisa digunakan fitur Google Drive. Fitur ini memang diciptakan oleh Google untuk mempermudah pengguna dalam mengelola file. Termasuk sebagai solusi untuk mengirimkan file yang ukurannya terlalu besar melebihi kapasitas pengiriman memakai email biasa. Berikut adalah petunjuk mengirim file besar melalui Google Drive:

1. Akses Fitur Google Drive

Langkah pertama silahkan akses dulu fitur Google Drive. Fitur ini sangat mudah untuk ditemui, bisa masuk lewat perangkat PC atau bisa juga melalui smartphone. Jika memang sering berkirim email atau file, sangat disarankan untuk membiasakan diri dengan penggunaan fitur Google Drive ini.

2. Lakukan Login

Setelah berhasil masuk ke Google Drive, segera lakukan login. Login dilakukan dengan memakai akun Gmail. Saat login pastikan email dan password yang dimasukkan sudah tepat. Cek juga jaringan internet dan pastikan bekerja dengan baik agar bisa lancar saat melakukan login.

3. Masukkan File

Begitu masuk dengan akun Gmail yang sudah dimiliki tadi maka langsung saja masukkan file. Proses unggah file ke Google Drive ini sangat mudah dan bisa selesai dengan cepat. Langsung saja klik tombol New untuk mengunggah file. Pilih file mana yang akan diunggah lalu klik opsi unggah atau drag file tersebut ke Google Drive. Tunggu beberapa saat sampai file berhasil diunggah.

4. Dapatkan Link File

Jika file sudah ada di Google Drive maka langsung saja klik kanan di file tersebut. Akan muncul menu, langsung pilih menu Get Shareable Link. Ini merupakan link file yang akan dikirimkan. Jadi singkatnya pengiriman file berkapasitas besar ini akan digantikan dengan sebuah link sehingga lebih ringkas.

5. Kirimkan Link Lewat Email

Setelah mendapatkan link, langsung masuk ke halaman Gmail. Lakukan pengiriman email seperti biasa dengan memasukan email penerima dan subjek email. Setelah itu salin link file tadi ke badan email. Kirimkan email tersebut kepada penerima. Nantinya penerima akan menerima sebuah link yang mengarahkannya pada sebuah dokumen.

Cara kirim file besar lewat email ini memang sangat praktis. Selain itu layanan Google Drive juga sudah terhubung langsung dengan Gmail sehingga dijamin aman. Link dokumen juga bebas dibagikan lewat media apapun, tidak hanya melalui email. Dengan adanya fitur Google Drive ini maka pengguna bisa berkirim file dengan ukuran atau kapasitas sangat besar sekalipun.

Pakai Dropbox

Selain menggunakan Google Drive yang memang sudah terintegrasi langsung dengan Gmail, pengiriman file besar juga bisa dilakukan pakai Dropbox. Ini merupakan sejenis aplikasi yang sering digunakan untuk berbagai berbagai jenis dokumen. Dropbox lebih banyak dikenal sebagai aplikasi untuk berbagi file video dan bisa juga jadi solusi kirim file berkapasitas besar. Berikut adalah petunjuk cara kirim file besar lewat email dengan Dropbox:

1. Daftar Akun

Agar bisa mengirim file besar melalui Dropbox ini dibutuhkan dua akun yakni akun Gmail dan akun Dropbox. Tentu pengguna sudah pasti memiliki akun Gmail jadi tinggal buat akun Dropbox. Cara daftarnya sama saja seperti fitur-fitur yang lain dan bisa mendaftar pakai akun dan password Gmail. Selanjutnya tinggal setujui halaman persetujuan pembuatan akun dan klik daftar untuk menyelesaikan proses pendaftaran.

2. Akses Dropbox dan Lakukan Login

Jika sudah berhasil membuat akun Dropbox maka langsung saja masuk ke aplikasi ini. Lakukan login dengan menggunakan akun tersebut. Biasanya akun Dropbox ini bisa langsung segera digunakan begitu proses pembuatan akun selesai.

3. Lengkapi Data Pengiriman

Selanjutnya silahkan lengkapi data pengiriman email. Tuliskan alamat email tujuan yang akan dikirimi file. Jangan lupa tuliskan juga subjek email yang akan dikirimkan. Langsung saja klik opsi Unggah File yang ada di sebelah kanan atas. Setelah itu akan muncul window open, langsung pilih file yang akan diunggah. Muncul kotak dialog unggah ke…, langsung pilih Dropbox dan klik opsi Unggahan.

Setelah langkah ketiga tadi selesai dilakukan maka tinggal tunggu saja sampai file selesai diunggah. Begitu selesai maka file akan langsung muncul di laman Dropbox dan bisa diakses juga oleh penerima email tadi. Cara ini juga sangat efektif untuk mengirim file berukuran besar bahkan file foto dan video yang ukurannya lebih besar dari file-file biasa.

Pengiriman file lewat Dropbox ini bisa diakses lewat perangkat PC maupun smartphone. Pastikan koneksi internet berjalan lancar agar pengunggahan file bisa lebih cepat. Selain itu pastikan juga akun email yang digunakan sudah valid. Lewat cara ini pengguna bisa berkirim file dengan kapasitas sampai 2 GB  jadi tak ada lagi kendala karena batasan attachment berkapasitas 25 MB.

Itulah tadi penjelasan singkat mengenai cara kirim file besar lewat email. Jika hanya mengandalkan fitur bawaan dari email mungkin akan sulit untuk mengirim file berukuran besar. Jadi sangat disarankan untuk menggunakan fitur pendukung seperti Google Drive dan Dropbox. Dua fitur ini akan membuat pengiriman file besar jadi lebih lancar sekaligus berjalan dengan cepat.